Blog

Blog

Onze Blogcategorieën:

Het bewaren van de (digitale) administratie. Hoe zit het ook alweer?

Donderdag 12 april 2018

Iedere ondernemer weet wel dat de financiële administratie bewaard moet worden. Meestal weet men ook wel dat de termijn daarvoor zeven jaar is. Maar hoe zit het nou precies met het bewaren van de administratie? Wat moet bewaard worden? En hoe? Ik zal dat eens haarfijn uitleggen.

Wat is de bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die ondernemers hebben om de belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Om controles van de belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens (grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en de loonadministratie) van de administratie te bewaren.

De bewaartermijn van zeven jaar begint te lopen op het moment dat een bescheid geen actuele waarde meer heeft voor de bedrijfsvoering. Als toelichting hierop volgen hieronder twee voorbeelden:

  1. Alle gegevens die betrekking hebben op de jaarrekening 2017 moeten zeven jaar bewaard worden vanaf het moment dat die jaarrekening definitief is geworden;
  2. Een huurovereenkomst die tot 31 december 2021 loopt moet tot zeven jaar na 31 december 2021 bewaard worden.

Voor gegevens betreffende onroerende zaken geldt een afwijkende bewaartermijn van tien jaar.

Het zou zomaar kunnen dat de gehele bewaartermijn wordt opgerekt naar tien jaar, want er is momenteel een wetsvoorstel in behandeling om de klachttermijn voor accountantstuchtrecht te verlengen naar tien jaar. Mocht dat wetsvoorstel aangenomen worden, dan zal de bewaartermijn aldus ook tien jaar worden.

Hoe moet je gegevens bewaren?
Volgens de wettelijke bepaling moeten boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn; in originele staat. Er bestaat echter wel een mogelijkheid van conversie. Conversie houdt in dat gegevens uit de administratie op een andere manier bewaard worden zonder dat de echtheidskenmerken van het origineel verloren gaan.

Er mag alleen geconverteerd worden als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • Alle gegevens worden overgezet;
  • De gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
  • De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
  • De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd ge(re)produceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden;
  • Een controle van de geconverteerde gegevens moet binnen redelijke tijd kunnen worden uitgevoerd;
  • De uitkomsten van de interne controle moeten bewaard worden.

Het komt er eigenlijk op neer dat je fysieke facturen wel digitaal mag maken, maar digitale facturen niet fysiek.

Inmiddels zijn wij als kantoor zover dat wij de administratie van onze klanten verregaand kunnen digitaliseren en automatiseren. Uiteraard is daarbij rekening gehouden met de fiscale bewaarplicht. Informeer naar de mogelijkheden!

 

 

Pim van Diepenbeek

werkzaam sinds 2010 bij vestiging Cuijk

Plaats een reactie

Meld u aan voor de OOvB nieuwsbrief