Blog

Blog

Onze Blogcategorieën:

Speciale vereisten voor digitaal factureren

Vrijdag 10 juli 2015

Speciale vereisten voor digitaal factureren
Digitaal factureren neemt tegenwoordig een hoge vlucht. De meeste economische voordelen vloeien overigens niet voort uit besparingen op druk- en frankeerkosten, maar eerder uit de volledige procesautomatisering en –integratie van bestelling tot betaling tussen handelspartners.

Je moet je afvragen of er andere factuurvereisten gelden voor digitale (elektronische) facturen.

Basisgegevens
Allereerst volgt hieronder een opsomming van de basisgegevens die altijd op je facturen vermeld dienen te worden:
- Jouw volledige naam (juridische naam of handelsnaam, indien deze geregistreerd is bij de KvK) en de naam
   van jouw afnemer;
- Jouw volledige vestigingsadres en dat van je afnemer;
- Jouw BTW-nummer;
- Jouw KvK-nummer;
- De datum waarop de factuur is uitgereikt;
- Een uniek volgnummer;
- Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd;
- Het aantal geleverde goederen of diensten;
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd;
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
- Het BTW-tarief dat je in rekening brengt;
- Het BTW-bedrag;
- Het totaalbedrag, inclusief BTW.

Aanvullende regels
In sommige situaties gelden aanvullende regels voor facturen. Het voert te ver om deze aanvullende regels allemaal uit te werken in deze blog. Het betreft onder andere intracommunautaire leveringen (tussen landen in de EU), verleggingsregeling, vrijgestelde goederen en diensten, kredietbeperking en korting, margeregeling, inruil, voorschotten, etc. Ook als detailhandelaar hoef je alleen een factuur uit te reiken indien de klant (een ondernemer!) daar om vraagt en je weet of zou moeten weten dat die klant daadwerkelijk ondernemer is. Mijn collega’s en ik kunnen uiteraard voor iedere situatie de verplichtingen uitleggen.

Verplichtingen
Voorts moet je kunnen laten zien dat de factuur door de afzender (jij dus!) is verstuurd en niet is veranderd. De factuur moet dus authentiek en integer zijn. En de belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Daartoe hoeft de factuur niet geprint te worden, maar deze moet elektronisch opgeslagen worden. De bewaartermijn is zeven jaar en voor facturen met betrekking tot onroerend goed tien jaar.

Extra vereisten
Wat zijn de extra vereisten voor digitale facturen?
Jouw afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dat betekent dat jouw klant de digitale factuur mag weigeren als hij/zij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen. Overleg dus eerst met je klant alvorens je overgaat op digitale facturering! Dat is het enige aanvullende vereiste voor digitaal factureren.

Ga je (binnenkort) over op digitaal factureren en wil je gedetailleerd geïnformeerd worden over de regels van het digitaal factureren? Download dan via ons kenniscentrum de whitepaper inzake digitaal factureren.

Lees ook: De financiële administratie digitaal, en snel!

Lees ook: Over op SBR!

Pim van Diepenbeek

werkzaam sinds 2010 bij vestiging Cuijk

Plaats een reactie

Meld u aan voor de OOvB nieuwsbrief